Aydınlatma Metni Hazırlanırken Yapılan Hatalar

Veri sorumlularının, aydınlatma metinlerinde 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun lafzına bağlı kalarak birtakım hatalar yaptığı, aydınlatma metinlerini hazırlamalarına rağmen Kanunun amaçladığı unsurları taşımayan, Kanunun özünü benimsememiş birtakım metinlerle karşılaşıyoruz. Çoğu zaman veri sorumlusu gerçek ya da tüzel kişinin faaliyet konusuyla ilgisi olmayan, başka web sitelerinden alıntılar yapılarak ya da biz avukatların çok sevdiği kapsam genişletme ifadeleriyle müvekkili koruyacağını zannettiğimiz ancak Kanunun ruhuna uygun olmayan bazı aydınlatma metinlerini görüyoruz. Maalesef bu tür metinler Kişisel Verileri Koruma Kurumunca da aydınlatma yükümlülüğünün Kanuna uygun olmamasından idari para cezasıyla cezalandırılabiliyor.       Bu nedenle yazımızda özgün aydınlatma metni hazırlarken nelere dikkat etmeliyiz konusunu anlattık. Öncelikle bilmeyenler için aydınlatma yükümlülüğünün ne olduğunu kısaca anlatalım.

Veri Sorumlularının Aydınlatma Yükümlülüğü

Veri sorumlularının aydınlatma yükümlülüğü 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10’uncu maddesinde ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ ile düzenlenmiştir. Aydınlatma, veri sorumlularının kişisel verilerin elde edilmesi sırasında ilgili kişileri bilgilendirmesidir. Diğer bir ifade ile veri sorumlusunun faaliyet konusu, yaptığı işlemler konusunda elde ettiği kişisel veriler konusunda ilgili kişiyi (kişisel veri sahibi) bilgilendirmesidir. Aydınlatma yapılırken,

·      Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği belirtilmelidir. Buradaki kimlik ifadesi bir önceki yazımızda da belirttiğimiz üzere veri sorumlusu tüzel kişinin temsilcisinin kimlik bilgileri anlamına gelmemektedir. Veri sorumlusu bir limited şirket ise bu limited şirketin ünvanı, adresi, varsa kep adresi ya da e-posta adresi yazılmalıdır.

·      Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,

·      Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,

·      Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi

·      İlgili kişinin hakları

unsurlarının aydınlatma metninde yer alması gereklidir.

Hukuki Sebep Kısmına Kanun Maddesinin Yazılması

Aydınlatma metinlerinde en sık yapılan hatalardan biri 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 5’inci maddesinin metne aynen yazılması olarak karşımıza çıkıyor. İleride başımıza ne geleceğini bilemeyiz, şimdiden önlem alalım refleksiyle veri işleme amacıyla ilgisiz hukuki sebepler, torba metinler gibi düzenleniyor. Yapılan işlemin hukuki sebebi yazılacağı yerde, yapılan işlemle ilgisiz olarak hem kanunlarda açıkça öngörülme, hem sözleşmenin ifası hem veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirilmesi somutlaştırılmadan, kopyala yapıştır şeklinde yazılıyor. Ancak Kişisel Verileri Koruma Kurumu 5’inci maddenin 2’inci fıkrasının a bendinde “kanunlarda açıkça öngörülmesi” ifadesini, aydınlatma metninde “hangi kanunda” açıkça öngörüldüğünü görmek istiyor. Yine anılan madde fıkrasının b bendinde “bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması” madde hükmünde “hangi sözleşme” olduğunun belirtilmesi gerekiyor. Örneğin iş sözleşmesi, hizmet alım sözleşmesi, ihtiyaç kredisi, kredi kartı sözleşmesi. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, madde hükmünde de zorunluluğun sebebini yazmak gerekiyor. Kısaca, Kişisel Verileri Koruma Kurumu ilgili kişilerin, kişisel verilerinin elde edilmesi sırasında yalın ifadelerle, hangi işlem için hangi hukuki sebebe dayanılarak kişisel veri alındığı konusunda kişinin bilgilendirilmesini, bu bilgilendirmeyi de anlayabilmesini önemsiyor. Örneğin 4857 sayılı İş Kanunu ve 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu uyarınca personel özlük dosyasının oluşturulması amacıyla askerlik durum belgesi, fotoğraf, sağlık raporu.

İlgili Faaliyete Özgülenmemiş Aydınlatma Metinleri

İşlenen kişisel verilerin kategorik olarak hangi veri işleme şartına dayanılarak işlendiğine dair ayrıntılı düzenlemenin yer almaması bunun yerine genel aydınlatma metni kullanılması karşımıza çıkan hatalardan biri. Yukarıda ifade ettiğimiz gibi eğer bir sözleşmeye dayanılarak kişisel veri elde ediliyorsa ve veri sorumlusu birden fazla faaliyet konusuna sahipse bunlara ilişkin, işlem aşamalarında alınan verilerin kategorize edilmesi gerekiyor. Örneğin ihtiyaç kredisi başvurusunda alınan kişisel veriler, kredi kartı başvurusunda alınan kişisel veriler, üyelik sözleşmesi kapsamında alınan veriler. Her biri için ayrı, ayrıntılı ancak ağdalı ifadeler içermeyen kolay anlaşılabilir metinler oluşturulması gerekiyor.

Muğlak İfadeler

Kapsamı genişleten, belirsiz kılan “ve sair” “ve bunun gibi” “gibi” “yapılabilir, alınabilir” şeklinde belirsiz ihtimal içeren, gelecekte meydana gelmesi muhtemel olayları da içine alan ifadeler Kişisel Verileri Koruma Kurumunun aydınlatma metinlerinde görmek istemediği ifadelerdir. “Ve sair mevzuat” “ve sair kişisel verileriniz” şeklindeki ifadeler yerine hangi mevzuat ise bunun yazılması, hangi veri ise bunun belirtilmesi gereklidir. Bu tür genişletmelerin yapılması aydınlatma metinlerinin Kişisel Verileri Koruma Kanunu’na ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ’ aykırı olarak görülüyor.

Açık ve Sade Bir Dil Kullanılmaması

Veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirirken açık ve sade bil dil kullanması, ifadelerinin rahatlıkla anlaşılabilmesi gerekmektedir. Kimi zaman çok uzun, zor anlaşılan, ortalama bir kişinin anlamayacağı ifadelerle kafa karışıklığı yaratabilecek ifadelerin bir arada kullanılması kişilerin bilgilendirilmemesi sonucunu doğurmaktadır. Kişisel Verileri Koruma Kurumu bu nedenle, aydınlatma metinlerinin ilgili kişiler tarafından kolaylıkla anlaşılabilecek bir dilde yazılmasını önemsemektedir.

Açık Rıza ile Aydınlatma Metninin Bir Arada Alınması

Aydınlatma metni içerisinde ilgili kişiden açık rıza alınması da aydınlatma metninin ve açık rızanın Kişisel Verileri Koruma Kanunu’na aykırılığı doğuruyor. Açık rıza ile aydınlatmanın ayrı ayrı yapılması, aydınlatma metinlerinden açık rıza alınmaması gerekiyor. Açık rıza ile aydınlatma metninin ayrı platformlarda ayrı başlıklar altında sunulması gerekiyor.