Dernekler Yönetmeliğinde KVKK Atfı ve Derneklerin VERBİS Kayıt Yükümlülüğü
21.10.2021 tarihli Resmi Gazete ile Dernekler Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına İlişkin Yönetmelik yayımlanarak, Derneklerin Yönetim Kurulu ve Genel Kurul toplantılarını elektronik ortamda yapabilmeleri öngörülmüştür. Bilgi Teknolojileri Genel Müdürlüğü tarafından uygun görülüp onaylanan elektronik sistemler üzerinden toplantılar gerçekleştirilebilecek. Bu sistemlere işlenen verileri ise 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun olarak işlenmesi ve muhafaza edilmesi öngörülüyor.
Dernek üyelerinin elektronik ortamda yapılan toplantılara girebilmesi için güvenli elektronik imza veya iki faktörlü kimlik doğrulama sistemi kullanarak giriş yapmaları yine Yönetmelik ile getirilen değişikliklerden biri. Bilindiği gibi güvenli elektronik imza, ıslak imza ile aynı hüküm ve sonuçları doğurur. Güvenli elektronik imza, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış olan elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlıyor.
Yönetmelikte yapılan değişiklikte, elektronik ortamda yapılacak olan toplantıların fiziki ortamda yapılan toplantılardaki gibi divan oluşturma, oy kullanma, söz alma, önerge verebilme gibi işlemlerin elektronik ortamda yapılabilmesini sağlayabilecek yeterli teknik alt yapının, yedekleme ve mevzuata uygun arşivleme kapasitesinin sağlanması, yetkisiz erişimlerin önlenmesi bakımından siber güvenliğinin sağlanması öngörülmüştür.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bakımından kişisel verilerin işlenmesinde, toplantıya katılım, toplantıda oy kullanabilme, önerge verebilme ve belirlenen başlıklarda sınırlı ve ölçülü şekilde kişisel veri işlenmesi, yeterli teknik alt yapının oluşturulması, siber saldırılara ilişkin güvenlik önlemlerinin alınması, mevcut kişisel veri kayıtlarının üçüncü kişilere aktarılmaması örnek olarak verilebilir.
DERNEKLERİN VERBİS’E KAYIT YÜKÜMLÜLÜĞÜ
Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Türkiye’de yerleşik dernek, sendika ve vakıflara ilişkin VERBİS’e kayıt yükümlülüğüne istisna getirmiştir. Ancak burada dikkat edilmesi gereken husus, bu kurumların gelir elde etmek amacıyla ticari işletme işletip işletmedikleri. Eğer dernek, sendika veya vakıf gelir elde etme amacıyla ticari işletme işletiyorsa, ticari işletmenin faaliyetlerine ilişkin VERBİS’e kayıt yükümlülüğünün bulunduğunu gözden kaçırmamak gerekiyor.
Son olarak, 6698 sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu hâlen uyum sürecinde olan bir Kanun. Özel sektörde ve kamuda hâlen daha -belki de VERBİS kayıt sürelerinin birden fazla kez uzatılmasının da etkisiyle- uyum sağlamaya çalışan, henüz uyumluluğun tüm veri sorumluları için geçerli olduğunu bilmeyen kurumlar/kişiler mevcut. Yine de diğer Mevzuatın bu şekilde yenilenmesi, gelişen teknolojiye uyum sağlayacak yöntemlerin kullanılmaya başlanması sevindirici.